1、進出口貨物報關單。一般進口貨物應填寫一式二份;需要由海關核銷的貨物，如加工貿易貨物和保稅貨物等，應填寫專用報關單一式三份;貨物出口後需國內退稅的，應另填一份退稅專用報關單。
2、貨物發票。要求份數比報關單少一份，對貨物出口委託國外銷售，結算方式是待貨物銷售後按實銷金額進口報關流程圖向出口單位結匯的，出口報關時可准予免交。
3、陸運單、空運單和海運進口的提貨單及海運出口的裝貨單。海關在審單和驗貨後，在正本貨運單上籤章放行退還報關單，憑此提貨或裝運貨物。
4、貨物裝箱單。其份數同發票。但是散裝貨物或單一品種且包裝內容一致的件裝貨物可免交。
5、出口收匯核銷單。一切出口貨物報關時，應交驗外匯管理部門加蓋監督收匯章的出口收匯核銷單，並將核銷編號填在每張出口報關單的右上角處。
6、海關認為必要時，還應交驗貿易合同、貨物產地證書等。
做對外貿易的公司需要辦理出口退稅流程, 外貿公司出口退稅是履行過關的要求,每個做對外貿易的公司需要遵循出口退稅流程。但對於在全球貿易網站eBay上做對外貿易的公司而言,eBay外貿公司不需要辦理出口退稅流程 ,eBay為外貿公司省略了繁雜的流程。儘管如此,出口退稅是貿易利潤的重要來源,因此,需要引起外貿公司的重視。此外,外貿公司在進行出口貿易時需要注意出口退稅的流程。
外貿公司辦理出口退稅操作實務。出口退稅資格的認定外貿企業應在商務廳辦理進出口業務備案登記之日起30日內填寫《出口貨物退(免)稅認定表》,並攜帶以下資料到國稅局進出口稅收管理處辦理認定登記。1.企業法人營業執照2.國稅機關核發的稅務登記證3.增值稅一般納稅人資格認定申請審批表4.對外貿易經營者備案登記表或者代理出口協議5.自理 報關 單位 報關 註冊登記證書6.銀行開戶證明7.企業法定代表人身份證
外貿公司出口貨物退增值稅的計算。外貿公司出口貨物退增值稅的計算應依據購 進出口 貨物的增值稅專用發票上所註明的計稅金額和出口貨物退稅率計算。基本計算公式如下:應退稅額=外貿收購不含增值稅購進金額×退稅率或 =出口貨物數量×加權平均單價×退稅率(一)對於一票出口對應一票進貨和多票出口對應一票進貨方式,退稅計算公式為:應退稅額=出口貨物數量×進貨單價×退稅率二)對於一票出口對應多票進貨方式,同一關聯號下一票出口對應多票進貨的計算公式為:應退稅額=出口數量×加權平均單價×按進貨計算的平均退稅率加權平均單價=∑每筆進貨計稅金額/∑每筆進貨數量外貿知識按進貨計算的平均退稅率=∑每筆應退稅額/∑每筆進貨計稅金額
報關流程：是進出口貨物收，發貨人，運輸負責人，物品所有人或其代理人按照海關的規定，辦理貨物，物品，運輸工具進，出境及相關海關事務的手續和步驟。
海關構成：審單，查驗，徵稅，放行。
具體流程：
1、國內客戶與外商簽訂出口合同，確定由國內出口貨物到國外。
2、國內出口商聯絡運輸公司，通常出口商會透過貨代作一站式服務。
3、貨代根據出口商的要，負責安排拖車，訂艙，報關，裝船的手續。
4、當貨物在安排拖車運輸前，出口商需要提供出口報關所必需的報關資料。
5、貨櫃進入碼頭堆場後，碼頭電腦會紀錄此貨櫃的進場時間，櫃號，封條號，堆場位置等資訊，並透過與海關電腦聯網受到海關電腦的監控。