1、確定會議主題
對於必須研討的會議，要圍繞主題組織會議。
2、確定會議具體內容
圍繞會議主題，要研究會議內容，包括會議分幾個議題等等。
3、確定參會人員
圍繞會議內容，確定出席人員、列席人員、支援人和記錄人。
4、確定會議時間
確定會議時間要首先徵求主要領導意見，其次是徵求其他人員時間。
5、確定會議地點
按照會議人數和時間，安排會議室。
6、下發會議通知
將以上內容按照通知撰寫格式，寫一個會議通知。
7、會前準備
按照時間，準備各項會議材料。
8、召開會議
會議一般由主持人主持，按照秩序發言，討論，記錄員做好記錄。
9、結束會議
會議結束後，要回收相關資料，恢復會議室，結算費用，並由相關人員形成會議紀要，安排工作跟蹤。
平安建設涉及的內容很多，重點抓好六方面的工作：
1、積極預防和有效化解各種社會矛盾；
2、依法打擊各類犯罪和敵對勢力的滲透破壞活動；
3、大力加強社會治安防範工作；
4、加強社會管理；
5、加強社會治安綜合治理基層基礎工作；
6、加強公民道德、法制宣傳教育和民主法制建設工作。
1、第一步，首先是會議記錄的標題。一般就寫【會議記錄】四個字，黑體、二號字型，段前段後各空一行。四個字中間可以各空一格。
2、第二步，填寫具體的會議時間、會議地點。一般為三號、仿宋。前面的會議時間、會議地點可以加粗。會議時間、地點一定要寫具體，最好時間能確定到幾時幾分。
3、第三步，參加會議的人員。首先是主持人，記錄人，然後就是全體人參加會議的人員名單，一定要所有與會人員名單，一般情況下這種重要的會議記錄都是小會，所以參加人員不一定會很多。再後面就是缺席的應參加人員名單，這些都是寫具體，寫詳細。
4、第四步，會議議題。無論是什麼會議，都有一個或多個會議主題。一般性重要會議都是審議某項工作，或者表決某項決定，所以會議的議題一定要寫清楚，寫明白，要具體、扼要。多個議題的要標好1、2、3、4。
5、第五步，會議內容。這個就是整個會議記錄的具體體現。重點就在這會議內容上。記錄的時候一般就是簡明扼要，將具體的事情具體說清楚，一項一項寫具體，可能領導在講話的時候會展開說一些其他的事項，與這個決議無關的，可以不需要記錄。重點、重點、重點，重要的事情說三遍，一定要記錄會議內容的重點。
6、會議的所有決議都表述過之後，一般主持人會讓其他與會人員進行發言。這些人發言的內容也是需要進行記錄的，無論是贊成的還是反對的，都需要進行記錄。記錄方法同第六步一樣，先寫發言人的姓名，然後在後面記錄下他發言的內容即可。
7、最後是主持人的總結髮言，一般情況下總結髮言分為兩個部分，第一個部分是對之前發言同志的話進行簡要的總結，然後進行會議的議題表決。表決方式有多種，一般情況下采用舉手或者無記名投票的方式進行。一般表決前需要進行一次人數的清點，由記錄人或者主持人進行清點。表決的過程也需要進行實時清點。
8、主持人總結髮言的第二部分。結果總結。表決結束之後，主持人需要對本次會議議題表決的結果進行總結、公示。具體內容如下。需要具體說出同意的、不同意的、棄權的具體人數。並說明此次表決的情況，是透過還是不透過。
9、這個最後的，也是重中之重的，就是所有與會人員全部需要進行簽字認可。有可能會議時，會議記錄的正式文字還沒有出來，但也需要在會議記錄本上進行簽字確認，主要是確認表決結果。千萬不要會後進行補籤。一定要親筆簽名。