在排版很長的論文時，如果一級，二級...標題，正文逐個設定格式將會耗費大量的時間，下面我就展示怎麼用格式刷這一工具快速的給文章排版。
隨意開啟一個排版混亂的Word文件。
選中你所要排版的文字，例如設定“欽州港物流產業大發展的優良條件”為一級標題，字型為宋體，小二。
這一步就是利用格式刷這一功能快速的對文件中所有的一級標題進行排版，選中第二步設定的標題格式“欽州港物流產業大發展的優良條件”，然後點選格式刷，然後再選中你所需要刷的一級標題，這樣就默認了你刷過後的標題和先前排版的格式一樣。
接下來可以利用格式刷來排版二級標題，步奏和前面的一級標題一樣。選中需排版的2級標題，然後設定它的字型和字號。再用這一格式去刷文件的所有二級標題。
單擊格式刷時，格式刷只能刷一次，如果想同時對很多的同一標題進行排版時，可以雙擊格式刷，這時可以不用重複點選格式刷而去刷所有的文件，想取消時則再次打擊格式刷。
正文的排版也是一樣，可以先選中一部分按照格式進行設定，然後用格式刷來快速的完成整個文件的排版。
1、開啟一個word文件，從文件中可以看到在（一）選擇合適的游泳時間”下面的二段文字均新增上了專案符號，且字型也與其它段落的字型不一相。現在想讓此文件中第（二）（三）下的段落格式同（一）下段落樣式一樣，這裡利用格式刷是最方便快捷的了。
2、把滑鼠放在文件左側的選定區域，採用拖動法將第一點下的兩個段落選中（當然你也可以採用其它方法選取這兩個段落）。如下圖。
3、單擊開始”選單選項卡，找到格式刷”按鈕。格式刷就是將你選定文字或段落的格式複製到其它文字或段落上。
4、雙擊格式刷。說明：如果只需要將當前格式複製一次，只需要單擊格式刷即可；如果需要將當前格式複製多次，則需要雙擊格式刷按鈕。在這裡我們則需要雙擊格式刷。
5、此時滑鼠會變成一個游標加刷子圖樣，然後把滑鼠放在第二大點下面的段落上拖動即可。此時當前段落樣式就會發生改變。
6、採用上述第5的方法，把第三點下的段落格式也複製成和第一點下的段落格式一樣。
操作步驟：
1、選中想要使用格式刷的文字；
2、點選“格式”選單；
3、選中“複製樣式”；
4、選中要使用這個樣式的文字；
5、點選“格式”選單；
6、選擇“貼上樣式”即可。
格式刷是word中的一種工具，用格式刷“刷”格式，可以快速將指定段落或文字的格式延用到其他段落或文字上，格式刷位於“格式”工具欄上，就像一把刷子。