1、標題。
由會議名稱和“邀請函”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，比如：《中國素材網論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××會議的函”
2、稱呼。
邀請函的邀請物件一般有三種：
(1)傳送到單位的邀請函，xx單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜統稱，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前面加上“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
3、正文。
正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用過渡句轉入下文；主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項；最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4、落款。
因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
1、尊敬的XX先生/女士：您好。
2、為了促進團隊的默契和公司更好的發展，我們很榮幸地邀請您參加將於×月××日在×××舉辦的×××會議。本次會議的主題是：×××。真誠地期待著您的積極支援與參與。
3、邀請人：。
4、×年×月×日。
1、啟動“Microsoft Word 2010”應用程式，單擊“檔案”選項卡，開啟後臺檢視。
2、切換到“新建”檢視。
3、在“Office.com模板”區域的搜尋框中輸入“邀請函”字樣，單擊【開始搜尋】按鈕，以快速搜尋可用的、有關邀請函的文件模板示。
4、透過Word 2010的後臺檢視快速搜尋到自己所需要的文件模板後，即可單擊滑鼠進行下載，並自動基於模板建立新文件。
5、在文件模板的“搜尋結果”中，瀏覽選擇符合自己要求的模板，如，選擇“會議邀請函”模板，然後單擊右側預覽窗格中的【下載】按鈕進行下載。
6、模板下載完畢後，系統會基於該模板自動建立一個新文件。此文件中已經存在了邀請函應有的大部分通用內容，並且格式簡單明瞭。
7、由於上述下載的模板是Microsoft 2003版的格式，所以文件以“相容模式”開啟。
8、為了在編輯文件時，能夠使用Microsoft 2010提供的所有新功能，應該將其轉換為最新的Microsoft 2010的格式。
9、再次單擊【檔案】按鈕開啟後臺檢視，然後在“資訊”檢視中單擊【轉換】按鈕，即可將當前文件更改為Microsoft 2010的格式。
10、基於模板建立的邀請函，內容格式簡單明瞭。覺得這樣的邀請函在外觀上似乎有點單調，視覺效果不是很理想，因此，給該文件添加了一個頁面背景，以改善這一缺憾。
11、在邀請函文件中，切換到“頁面佈局”選項卡，在“頁面背景”選項組中單擊“頁面顏色”下三角按鈕，在隨即開啟的下拉列表中執行【填充效果】命令。
12、在隨即開啟的“填充效果”對話方塊中，單擊“紋理”選項卡。
13、在“紋理”區域選擇合適的填充效果，如，選擇“信紙”紋理。
14、最後，單擊【確定】按鈕關閉“填充效果”對話方塊後，邀請函文件的頁面背景即被填充為了“信紙”紋理，從而使邀請函更顯正式與專業。