電子郵箱有固定的通用格式。即[email protected]，中文的格式即為：使用者名稱@主機名.域名。填寫時先填寫在使用者名稱後加上@符號再輸入主機名.域名即可。
電子郵箱是指透過網路為使用者提供交流的電子資訊空間，既可以為使用者提供傳送電子郵件的功能，又能自動地為使用者接收電子郵件，同時還能對收發的郵件進行儲存，但在儲存郵件時，電子郵箱對郵件的大小有嚴格規定。在網路中，電子郵箱可以自動接收網路任何電子郵箱所發的電子郵件，並能儲存規定大小的等多種格式的電子檔案。電子郵箱具有單獨的網路域名，其電子郵局地址在@後標註，電子郵箱一般格式為：使用者名稱@域名。利用電子郵箱業務是一種基於計算機和通訊網的資訊傳遞業務，是利用電訊號傳遞和儲存資訊的方式為使用者提供傳送電子信函、檔案數字傳真、影象和數字化語音等各型別的資訊。電子郵件可以使人們可以在任何地方時間收、發信件，解決了時空的限制，大大提高了工作效率。
以qq郵箱為例，開啟qq郵箱，點選“寫信”即可進入文字輸入介面，選擇收件人，可以新增附件，附件支援圖片、文件等內容，也可以直接輸入文字，最後點選“傳送”即可，也可以選擇定時傳送。
電子郵件使用技巧：1、在qq郵箱裡，使用者可以將未完成的郵件儲存在草稿箱內。
2、qq郵箱支援星標郵件，可以將重要的郵件加上星標，方便查詢。
3、在垃圾箱內，可以找到之前刪除的郵件。
4、qq郵箱支援“其他郵箱”功能，可以接收第三方郵件。
5、如果郵件內包含有害資訊，可以點選“舉報”進行處理。
資料拓展：電子郵件是―種用電子手段提供資訊交換的通訊方式，是網際網路應用最廣的服務。透過網路的電子郵件系統，使用者可以以非常低廉的價格（不管傳送到哪裡，都只需負擔網費）、非常快速的方式（幾秒鐘之內可以傳送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個角落的網路使用者聯絡。
1、一封郵件的基本內容通常分為三部分：收件人、主題、正文。
2、接收人。接收人為傳遞資訊或分佈任務的物件。除了接收人之外還可以同時抄送給其他人，抄送物件要看郵件重要程度而定。
3、主題。主題要突出郵件的主旨，要讓別人一看到這個主題就能大概知道你想傳遞的是什麼事情，如：關於“……”的安排，或者針對“……”的建議。意思明確，引人注目。
4、正文。首先是尊稱，如：尊敬的領導、親愛的同事等，如果是領導或者長輩就說“您好”，如果是一般的同事就說“你好”。禮貌是最重要的，不管是對領導還是對同事。然後就是正文的內容，要分主次，先總體表達要傳遞的意思，再用“第一/第二/第三/……”的格式詳細描述，別人也會覺得你思路清晰，主次清晰。最後以祝福語結尾，再註明寫郵件日期和寫郵件的人。
5、附件。如果想要表達的資訊或者材料內容較多，記憶體較大，也可以作為附件新增進去。在正文裡面說的太多，反而別人不容易抓住重點，對於工作繁忙的人來說，更沒時間去慢慢看了。