1、首先要對相關產品進行緊急檢查，包括尚未售出的產品和在物流中的產品，避免有問題產品繼續流出，避免擴大不良影響;
2、對已經流出的問題產品，要做好向客戶溝通，解釋的工作，儘量減少客戶損失，必要時啟動召回流程;
3、然後要詳細調查，分析原因，制定對策，防止類似問題再次發生，包括不良產品的發生根源的研討及對策，以及對檢驗流程的點檢，即對流出原因的分析和對策。
1、首先要對相關產品進行緊急檢查，包括尚未售出的產品和在物流中的產品，避免有問題產品繼續流出，避免擴大不良影響;
2、對已經流出的問題產品，要做好向客戶溝通，解釋的工作，儘量減少客戶損失，必要時啟動召回流程;
3、然後要詳細調查，分析原因，制定對策，防止類似問題再次發生，包括不良產品的發生根源的研討及對策，以及對檢驗流程的點檢，即對流出原因的分析和對策。
當專職人員接到異常反饋時，按如下流程處理：
1、初步瞭解事項，進行安撫工作；
2、向質量事故應急處理小組反饋；
3、派出工作組現場取證，瞭解 、分析問題， 理清責任，本著客戶第一的態度，彌補相應損失，承擔相應責任；
4、質量事故外聯負責人進行內部整頓等質量清查改善活動，並限期對外對內作出彙報；
5、跟蹤措施，重點監控所出現的品質問題，邀請客戶供應質量部門來公司進行整改措施落實的監督，質量部門記錄此次質量事故的所有資料：損失，原因，現象，處理措施，包括臨時措施和本治措施，更有預防措施。
1、質量問題的描述。通常寫發生品質異常的產品品號、型號、規格、數量、抽檢批次、生產線、責任人。
2、寫發生質量問題的原因。為什麼會發生這樣的質量問題，是人為操作，還是設計的缺陷？是材料的問題，還是工人的失控操作問題？要將原因分析透徹，避免再次發生同樣問題。
3、寫臨時的解決方案。寫明是讓步或不讓步；若不讓步，庫存或在制是否作返工處理；庫存相同生產批次的產品是否全部拆箱檢查一遍；發到客戶處的產品是否有同樣情況發生，是否需要更改、返工；如果是設計問題，得請研發部門對產品進行設計改進；是否對相關責任人處罰。
4、永久改進措施，和預防糾正措施 。為防止下次再發生同樣問題，必須分析解決此質量問題的徹底方案，有的是從設計上改進，徹底地改進；有的是嚴重人為操作，必須對相關責任人進行離職、處罰等重罰。
5、跟蹤、驗證各部門解決方案的進度。各相關責任部門是否準時進行改善，如採購、生產、研發等， 改善措施是否實時、有效，設計改進是否有效；處罰是否到位，公平。
6、在寫《品質異常報告》時，最重要的是收集資料，收集資料的方法可以是拍有質量問題的照片、車間統計報表、AQL抽樣檢查表，日常檢驗報告。最佳的方法是形成圖表，整齊美觀，並能直接清晰顯示。