X X X有限公司(單位名稱)
茲證明×××，性別，——年——月——日出生，系我單位（公司）正式員工，自——年——月在我單位工作，現任——（職務），年薪——。
特此證明
公司名稱：
負責人或主管人員簽名:
公司章
負責人電話:
公司地址並加蓋公司章:
開具日期:
X X X有限公司(單位名稱)
茲證明×××，性別，——年——月——日出生，系我單位（公司）正式員工，自——年——月在我單位工作，現任——（職務），年薪——。
特此證明
公司名稱：
負責人或主管人員簽名:
公司章
負責人電話:
公司地址並加蓋公司章:
開具日期:
1、標題，通知函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
2、正文。
（1）開頭。寫行文的緣由、背景和依據。開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
（2）主體。寫需要商洽、詢問、答覆、聯絡、請求批准或答覆審批及告知的事項。
（3）結語。不同型別的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方覆函的，則用“盼復”、“望函覆”、“請即覆函”等語。請批函多以“請批准”、“請大力協助為盼”、“望能同意”等習慣用語收束。覆函的結語常用“特此覆函”、“特此回覆”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
3、落款，寫上通知人或單位名稱，和通知時間。
證明格式。
必有資訊：單位名稱(註冊全稱)，離職者姓名，離職者曾任職務，在職時間，證明開具日期，開具日期處加蓋公章(“騎年壓月”)。另外，一般寫明身份證號，因為那才是唯一的。
有競業限制協議且公司方面支付了補償金的，建議在離職證明裡加以說明競業限制約定。
頁首列印有公司LOGO——宣傳公司形象。可以選擇是否新增公司聯絡方式。
一般用A4紙列印(檔案管理標準)，現實中也有些公司採取一式兩份中間分割處蓋騎縫章的方式。
無錯別字，不允許篡改，若填寫證明時出錯建議重新開具。
現在的證明一般是在留存的空白版本基礎上新增變動資訊後列印，看上去整潔，美觀，便於存檔。不建議使用便箋手寫。
一些用人單位由於前期管理不完善或不願意構成用人單位對工齡“自認”，在沒有明確要求情況下，採用了模糊描述，直接寫在公司任何職務，於某年某月某日離職，避開入職時間說明。