開啟掃描器上蓋，放入A4紙（帶字一面朝下），蓋上蓋子，按下最右邊的掃描按鈕，電腦彈出掃描選項，選擇“將文字掃描到wordpad”，在點選“掃描”彈出掃描視窗，稍微等待一會，待掃描完成，視窗顯示出掃描檔案字樣，點選“完成”。這樣就可以吧紙質檔案掃描成電子版。
開啟掃描器上蓋，放入A4紙（帶字一面朝下），蓋上蓋子，按下最右邊的掃描按鈕，電腦彈出掃描選項，選擇“將文字掃描到wordpad”，在點選“掃描”彈出掃描視窗，稍微等待一會，待掃描完成，視窗顯示出掃描檔案字樣，點選“完成”。這樣就可以吧紙質檔案掃描成電子版。
手寫檔案掃描成電子版需要去列印店用印表機進行掃描，也可以拍照用QQ的圖片識別文字功能轉換成電子版。
電子版檔案是把紙質文件內容以計算機軟體如word、Excel、PP、CAD、photoshop、H5等軟體編輯出來，可以透過郵件、隨身碟、網路或其他傳送方式傳送的檔案。在網上，PDF幾乎已成一種通用的檔案格式，許多知名網站供網友下載申請表格和文件都選用了PDF（比如託福網站上的模試題）。PDF的中文譯名是“行動式文件格式（PortableDocumentFormat)”，這個檔案格式的一大特點是可以在文件中內嵌字型，並忠實地保留文件原貌，因而可以跨越不同的作業系統和語言平臺，版面格式也是整齊劃一，不會像Word文件那樣因為版本的不同而格式各異。
可以用手機掃文件功能掃描成電子檔，也可以去列印店讓老闆幫忙掃描成電子檔。
電子文件（Electronicdocument）是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機系統存取並可在通訊網路上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、固態硬碟、磁碟和光碟等化學磁性物理材料為載體的文字、圖片材料。依賴計算機系統存取並可在通訊網路上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文字文件的電子版本等等。這是電子文件區別於傳統的印刷文件的一個重要區別，印刷文件和手寫文件都有一個共同的不足就是一旦印刷好或者寫好就難於修改，這個特點在某些時候是好的，比如人們經常說的“白紙黑字”就非常能夠體現這個特點；但是它的優點也正好是他的缺點，人們在處理很多文字和圖形影象資訊的時候，經常需要對處理的內容進行修改，以滿足不同的需要，這個時候電子文件就表現出了它的優點。