在標題位置寫出會議的名稱，接著需要將會議的基本情況寫出來，包括開會時間、地點、與會人員、主持人、記錄人，接著另起一行寫出會議的內容，也就是記錄會議主體。最後在記錄主體內容的後面，還需要寫下會議主持人和記錄人的簽名。
在會議進行過程中，由記錄人員記錄下來的會議情況就是會議記錄。對於會議記錄的要求主要有兩方面：一是速度上的要求，這也就是對於會議記錄人員的要求;二則是真實性要求，紀實是會議記錄的根本特性之一，所以我們要求會議記錄是準確無新增的，不弄虛作假的，並且還不能有所遺漏。
在寫會議記錄時，記錄人員應該充分把握住會議的中心主題，著重記錄下會議討論的焦點和各方的觀點，代表人物或重要人物的發言也要著重記錄下來。另外對於會議開始的定調語言和會議結束時的總結也是需要著重記錄的部分。
1、一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
2、對於發言的內容，一是詳細具體地記錄，儘量記錄原話，主要用於比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用於一般性會議。
3、會議結束，記錄完畢，要另起一行寫散會二字，如中途休會，要寫明休會字樣。
重建健康發展促進會會議記錄
時間： 2011年4月28日 星期 四 晚19：00----23：00
地點： xx農業大學 xx管理學院 xx農業大學健康教育培訓教室（4#321 ）
出席人：促進會重建籌備小組成員
主持： 促進會重建籌備小組
記錄人：1.會議開始前進行了會場安排，參與性的會議方式。2.會議開始由李新然教授給出席會議的人員簡單的介紹了重建xx農業大學健康發展促進會的重大意義，以及重建本會的背景。 “xx農業大學健康發展促進會（以下簡稱“促進會”）是從原“xx農業大學健康教育與健康促進行動小組”的基礎上發展而來的學生社團，是在xx農業大學健康教育工作小組的指導下，由在校學生自願結成的群眾性學生組織。宗旨：為學校師生服務，促進大學生身心健康，豐富學生課餘生活，拓展學生髮展能力，進一步實現學生的自我完善。我們的口號是：“關愛 合作 參與 行動”。促進會受xx農業大學健康教育工作小組和校團委的指導、管理和監督。”3.指出在此之前的第二次會議的缺陷；4.本會為學生的第二課堂，目標是隨便學習，充實自己，為同學服務；5.小組討論瞭如何重建本會的具體方案和過程：
（1）章程修改
（2）申請復會
（3）建立機構
經本小組通過了《xx農業大學健康發展促進會 章程草案》 的修改；
小組通過了本會採用會員制社團，主要是為自己服務；
機構設定：經小組討論透過，設理事會；理事會由會員大會選舉產生，並選舉出理事長1名，副理事長2名，並統一安排理事成員在本會的任職，並設定以下四個部門：
（1）綜合部；
（2）宣傳部；
（3）交流部；
（4）培訓部。
注備：具體部門設定還可根據以後的需要增設，每部有1名部長，2名副部長；會員大會(或會員代表大會)須有2／3以上的會員(或會員代表)出席方能召開，其決議須經到會會員(或會員代表)半數以上表決透過方能生效。
討論本會會員的吸收問題；
申請復會的任務安排：由xxx具體負責；
確認下次會議時間，預定下週週末
散會
主持：××× (簽名) 記錄人：xx(簽名)