開啟掃描器上蓋，放入A4紙（帶字一面朝下），蓋上蓋子，按下最右邊的掃描按鈕，電腦彈出掃描選項，選擇“將文字掃描到wordpad”，在點選“掃描”彈出掃描視窗，稍微等待一會，待掃描完成，視窗顯示出掃描檔案字樣，點選“完成”。這樣就可以吧紙質檔案掃描成電子版。
開啟掃描器上蓋，放入A4紙（帶字一面朝下），蓋上蓋子，按下最右邊的掃描按鈕，電腦彈出掃描選項，選擇“將文字掃描到wordpad”，在點選“掃描”彈出掃描視窗，稍微等待一會，待掃描完成，視窗顯示出掃描檔案字樣，點選“完成”。這樣就可以吧紙質檔案掃描成電子版。
紙質版文件可以透過使用手機掃描應用來輸出成電子版文件（比如PDF格式）。下面以iPhone11手機（系統版本是iOS13）和白描APP（2.9.9）為例說明具體的操作方法：
1、在蘋果AppStore下載安裝白描APP，開啟後授權APP使用檢視所有圖片以及相機許可權。
2、點選白描APP底部的【相機】按鈕，將手機取景框對準需要掃描的紙質版文件。
3、等待APP完成邊界檢測，當取景框顯示綠色時點選【快門】按鈕。
4、拍攝完成後點選【裁剪/旋轉】按鈕，拖拽四邊的位置標示到紙質版文件的四邊位置。
5、完成後點選右下角的【確認】按鈕，選擇匯出為PDF格式檔案即可完成電子版文件。
可以用手機掃文件功能掃描成電子檔，也可以去列印店讓老闆幫忙掃描成電子檔。
電子文件（Electronicdocument）是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機系統存取並可在通訊網路上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、固態硬碟、磁碟和光碟等化學磁性物理材料為載體的文字、圖片材料。依賴計算機系統存取並可在通訊網路上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文字文件的電子版本等等。這是電子文件區別於傳統的印刷文件的一個重要區別，印刷文件和手寫文件都有一個共同的不足就是一旦印刷好或者寫好就難於修改，這個特點在某些時候是好的，比如人們經常說的“白紙黑字”就非常能夠體現這個特點；但是它的優點也正好是他的缺點，人們在處理很多文字和圖形影象資訊的時候，經常需要對處理的內容進行修改，以滿足不同的需要，這個時候電子文件就表現出了它的優點。