如何做好秘書工作的建議

　　力求思維敏捷、頭腦靈活，善於及時準確領會領導意圖，同時忠於職業操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對周圍發生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善於在複雜的環境中把握住事物的本質特徵。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時瞭解基層員工在想什麼，部門領導在想什麼，老總在想什麼，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會老總意圖，決不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實，如實反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便誇大或縮小。

　　不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。文秘（助理）與老總的上下關係，決定了處於被領導地位的文秘（助理）必須聽從老總指揮，忠實地按老總指示行事，把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作範圍之內，不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權威性，我們必須不折不扣地忠實執行，要圍繞他的活動，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動，要善於觀察掌握老總的性格、作風等個性特徵，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按老總指示行事，不等於盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

　　勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經長處於緊張的備戰狀態。我們擔負的任務很重，常年累月辛勤工作，兢兢業業，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業，甘當無名英雄，“只問耕耘，不問收穫“，這是相當難能可貴的。但是，作為文秘，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。我們要有強烈的事業心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。

　　既可參與決策、組織協調等重要工作，也能細緻紮實地幹好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經理辦公室是“不管部“，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必須文武兼備、粗細結合，大事要幹得了，小事也要能幹。古人說“諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊塗“。我們要取二者之長，做到“大事不糊塗，小事能謹慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要幹好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協調方面，我們不光要搞好戰略協調、計劃協調、政策協調和事務協調，還要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關係的協調，這是做好工作的重要基礎。因此，我們要透過自己的工作消除領導之間可能出現的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態度搞好謄寫校對、列印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛生等工作。這些小事一絲不苟地做好了，可以從一個側面反映我們兢兢業業的嚴謹作風，給人以好印象。

　　兢兢業業做好服務工作，不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作，比如要圍繞有關工作的關鍵環節和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進行管理提供優質服務。要善於行使老總賦予的職權去完成老總交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協調等，保證其指示的貫徹執行。還要把文書收發、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務不周到要影響老總工作，做過了頭則會影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規定辦事。二是要多作請示彙報。遇到規定不明確或自己吃不準的事，應及時向老總彙報，請作定奪，切勿自作主張。不經老總授權，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權利部門，但接近權利渠道，如不嚴格要求自己就會損害老總的形象。

　　文化素質。顧名思義就是一個人的文化底蘊和專業素質。它不僅僅體現在一個人學識學歷，同時作為一個專業的高校教學秘書，更應具備跟本職工作相關的專業知識，而且要知道所服務物件的專業知識。溝通能力。作為一名高校教學秘書，所要接觸的人上至學院領導，下到學生。所以必須要求高校教學秘書有較強的交流、溝通能力。應變能力。在整個教學過程中，可能會有突發事件的發生。這就需要秘書根據平時的經驗，以及處理問題的應變能力，及時給予處理。要有積極向上的精神。作為高校教學秘書，要具有積極向上的精神，抓住每個可以發展的機會。要有服務意識。教學秘書的工作其實是一個服務性工作。所以教學秘書必須要有犧牲精神，要甘於吃苦、樂於奉獻，要有服務意識。要有專業操守。例如誠實守信，教學秘書處於領導身邊，待人處事一定要誠實守信。關於機密檔案要有專業素質，不到處宣揚，不散佈小道訊息。

　　為領導工作做鋪墊。秘書的鋪墊性工作，是指為領導開展具體工作所作的前期準備工作。比如會前的籌備工作，領導決策前的資訊收集和處理工作，檔案呈送領導前的擬辦工作，等等。秘書的鋪墊性工作方法，是以領導的工作目標為指導，按領導工作程序和將要採取的措施的要求操作，並與領導密切溝通，確保鋪墊工作的有效性。

　　為領導工作代勞。秘書為領導代勞，是指在領導授權的前提之下，承擔某些本該領導親自辦理的事務。為領導代勞，務必忠實地反映領導意圖，嚴格遵守授權範圍，扮演好領導與秘書的雙重角色，注意與工作物件和領導及時溝通，在授權範圍內注意工作方法的靈活性，以求工作效果最大化。

　　為領導工作拓展延伸。秘書對領導工作的拓展和延伸，是領導管理工作取得良好效果的重要保證。比如在領導做出決策之後，秘書要草擬決策檔案以及執行預案，要收集決策執行過程中的反饋資訊，協助領導把握實際執行動態，及時做好必要的催辦和督促查辦工作，等等。

　　為領導工作拾遺補缺。秘書為領導工作拾遺補缺，就是要求秘書能夠及時發現並採取適當手段，彌補領導工作中出現的疏漏和空白點。這要求秘書要把握事態的整體發展，每一步驟，每個細節都諳熟於心，對於領導失誤要有理有據而不是自作聰明。