辦公室秘書工作：如何提升秘書的人格魅力

　　把忠心獻給組織。講政治是秘書人員的基本思想品德。忠於黨、忠於人民對秘書而言,具體體現為對組織負責。如果放棄黨性和組織原則搞人身依附,既是對事業的不負責任,也是對自己的不負責任,更無人格可言。

　　把放心獻給領導。為領導服務是秘書人員的重要職責。秘書人員在堅持黨性原則和不搞人身依附的前提下,必須以嚴格的組織紀律、絕對的服從意識、過硬的思想作風、精湛的業務技能和出色的工作業績讓領導放心。忠於組織和服從領導在本質上是統一的,但在具體工作中如何處理好二者的關係,是秘書工作藝術之所在。

　　把恆心獻給事業。秘書工作事無鉅細,繁雜枯燥,容易使人產生厭倦情緒。所以,秘書成就事業貴在堅持,貴在恆心。秘書職業一般不是終身職業,把工作當成愛好來做,就能自得其樂。明智的秘書應當高度重視“九十九步的努力”是一半、“最後一步”也是一半的哲理。

　　4、把細心獻給工作。秘書工作無大小。秘書工作不能追求轟轟烈烈,關鍵在於實現平平穩穩。秘書工作的最高境界就是不誤事、不出事、不亂事。如果小事情都辦不好,領導肯定會懷疑你辦大事的能力和水平。秘書人員在工作上講細心,在名利上講粗心,對他人、對自己都有益無害。

　　把熱心獻給群眾。秘書既要為領導服務,又要為群眾服務,群眾服務的質量更能體現秘書人員的人格素養。秘書對領導的補臺作用,更多地體現在待人接物上。因此,秘書在接待下級和群眾時應當捧出一張笑臉、讓出一個座位、端上一杯熱茶、進門一聲問候、出門一聲再見,真正做到態度和藹、舉止得體、語言文明、表述準確,富有感染力和親和力。

　　把耐心獻給矛盾。在當前經濟體制與政治體現改革的轉軌時期,各種矛盾錯綜複雜。同時,秘書工作自身的特點,也決定了從事秘書職業的同志會面臨更多的工作和學習的矛盾、工作和家庭的矛盾。能否保持耐心和韌性,在矛盾交織的工作和生活中游刃有餘,處變不驚,是秘書是否成熟的重要標誌。

　　把歡心獻給同事。秘書是辦公室服務團體中一員,應當具有團隊意識,尤其是領導秘書,決不能因為與領導關係緊密、接觸頻繁就在服務團體中搞特殊、當另類,也不能因為自己主要是為領導提供智力服務的就對後勤服務人員另眼相看。應當平等地對待每一位同事,與每一位同志友好相處,在緊張的工作中共同創造一個愉悅誠摯的氛圍。

　　公文格式的概念。關於公文格式的概念,權威的提法有三種:《國家公務員錄用考試全國統編教材·公共科目》一書把公文格式的概念歸納為“公文的資料構成與對各資料專案的編排”。《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式中說,公文格式“一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成”。《國家機關公文格式》(全國檔案格式及資料元標準化技術委員會制定)的要求十分詳盡具體,我們可以概括為:公文格式即“公文的書寫形式和公文各組成部分的排列順序及區域劃分。”在公文用紙的紙面上,公文圖文區的“資料專案區域”分為指定專案區域和選擇專案區域兩種。指定專案,即必須填寫的“基本資料專案”、它包括髮文機關、發文字號、公文標題、正文、生效標識、頁碼、印章、成文日期等項。選擇專案,即用於規定供選擇填寫的“供選擇的資料專案”,它包括簽發人、主送機關、無正文說明、附件說明、註釋、特殊說明、主題詞、抄送機關和印發說明等項。

　　公文格式的特點:一是具有相對穩定性和規範性,二是必須具備規定的“基本資料專案”和根據需要決定取捨的“供選擇的資料專案”。三是對公文各資料專案的編排必須遵循國家的有關規定,四是在確保公文結構完整的同時,相同文種的公文,其資料構成應保持大體一致。

　　基本資料專案。指所有公文必須具備的專案。它包括如下各項:一是發文機關。(公文的法定作者)它表明公文的責任者和法定的權威性。二是標題。它是標明公文主要內容的概括性題目名稱。三是正文。它是用於闡述公文內容,表達發文意圖,使受文者能夠獲得準確資訊,瞭解具體事項,掌握方針政策,明確政策界線。四是印章或簽署。公文使用的印章是代表權力、職責的憑據,用以證實公文的法定效力和對公文的負責。五是成文日期。指形成公文的確切時間。也是公文開始生效的時間。

　　為領導工作做鋪墊。秘書的鋪墊性工作，是指為領導開展具體工作所作的前期準備工作。比如會前的籌備工作，領導決策前的資訊收集和處理工作，檔案呈送領導前的擬辦工作，等等。秘書的鋪墊性工作方法，是以領導的工作目標為指導，按領導工作程序和將要採取的措施的要求操作，並與領導密切溝通，確保鋪墊工作的有效性。

　　為領導工作代勞。秘書為領導代勞，是指在領導授權的前提之下，承擔某些本該領導親自辦理的事務。為領導代勞，務必忠實地反映領導意圖，嚴格遵守授權範圍，扮演好領導與秘書的雙重角色，注意與工作物件和領導及時溝通，在授權範圍內注意工作方法的靈活性，以求工作效果最大化。

　　為領導工作拓展延伸。秘書對領導工作的拓展和延伸，是領導管理工作取得良好效果的重要保證。比如在領導做出決策之後，秘書要草擬決策檔案以及執行預案，要收集決策執行過程中的反饋資訊，協助領導把握實際執行動態，及時做好必要的催辦和督促查辦工作，等等。

　　為領導工作拾遺補缺。秘書為領導工作拾遺補缺，就是要求秘書能夠及時發現並採取適當手段，彌補領導工作中出現的疏漏和空白點。這要求秘書要把握事態的整體發展，每一步驟，每個細節都諳熟於心，對於領導失誤要有理有據而不是自作聰明。